البريد الإلكتروني

أساسيات استخدام البريد الإلكتروني في مكان العمل

In دورة الكمبيوتر والإنترنت, عام by ABO LIANLeave a Comment

بسم الله الرحمن الرحيم

أهلاً وسهلاً بكم, سوف نتعرف على نوع جديد من الدروس تقدمها لكم شبكة نور التعليمية – متعلقة باللغة الإنجليزية والتقنية – بشكل مباشر أو غير مباشر.

أساسيات استخدام البريد الإلكتروني في مكان العمل Basics of using Email at workplace

يُعد البريد الإلكتروني أو التواصل بالبريد الإلكتروني من الوسائل ليست بالحديثة لاستخدامه في التواصل بين الأشخاص لتمتعها بالسرعة وتوفير الوقت. ولكن مقالتنا اليوم عن البريد الإلكتروني في مقر العمل. في المؤسسات و الشركات (وحتى في القطاع الحكومي الذي بدء باستغلال البريد الإلكتروني)

ولأن البريد الإلكتروني أو الإيميل في الشركات أو القطاع الخاص – بشكلٍ خاص – يستخدم اللغة الإنجليزية بالغالب فسوف تطغى مصطلحات إنجليزية في مقالتنا اليوم. مع نصائح بنفس الوقت لتلافي الأخطاء الشائعة عند استخدام البريد الإلكتروني في مكان العمل.

قبل الاطلاع على هذا الدرس قد يهمك قراءة الدروس التالية:

[6] البريد الإلكتروني.. شرح مفصل من الصفر (ضمن دورة الكمبيوتر والإنترنت)

 

ما هو البريد الإلكتروني في المؤسسات وماذا يمثل وما فائدته ؟

البريد الإلكتروني كما هو معروفة اشتهر وتميز باستخدام علامة [@] تفصل ما بين معرف الإيميل وما بين مزود الخدمة مثل gmail و yahoo وغيرها. (الدومين).

ولكن في الشركات عادةً ما يكون لديها نطاقٌ خاص بعد علامة @ تميز الشركة وما قبلها يكون اسم الموظف الصريح قبل علامة @

مثلاً:

Jassim.alharshani @ companyName.com

اسم الموظف

اسم الشركة

عادةً ما يكون بهذا المجال ونادراً ما يكون .net

أما ماذا يمثل فيمثل موظفي الشركة داخل الشركة بمختلف أقسامها للموظفين ويمثل الشركة لعملاء الشركة من خارج الشركة. في التخاطبات الرسمية أو طلبات الشراء أو التعاميم وما إلى ذلك.

البريد الإلكتروني – مهما احتوى – يُعد غالباً وثيقة تمثل من قام بكتابة الإيميل. وهي يمكن أن تعتبر وسيلة تخاطب رسمية كما ذكرنا.

لا تبتعدو كثيراً
جاري تحضير درس بالفيديو حصري كيفية استخدام برنامج البريد الإلكتروني في مقر العمل Outlook

Replay all VS replay

الرد على المُرسل | الرد على جميع المرسلين

عندما يقوم الموظف بكتابة رسالة إلكترونية فإنه أحياناً بل وغالباً يضيف أشخاص بصفة رئيسية كمستقبلين أو أشخاص تصلهم نسخة CC (للعلم فقط). 

لنفترض أن مديراً قام بإرسال رسالة إلكتروني في خانة To – لموظفين اثنين وفي خانة CC وضع من يرفعه إدارة ليكون لديه علم.

مهما كان محتوى الرسالة في مثالنا فإنه قد تتطلب الرد.

الموظف هنا يمكنك اختيار “الرد على الكل” ولكن أحياناً رده لا يحتاج أن يكون معلوماً لدى كل الموظفين المُستقبلين للرسالة بل فقط مديره. (لأسباب كثيرة) فمن الخطأ أن يقوم بالضغط على “الرد على الكل Replay all”       لجميع الإيميلات التي تردنا.

فيجب أن يكون مختاراً بشكل صحيح والأفضل حسب حالة الرسالة – الرد على مُرسل الرسالة لوحده – أو لجميع من تم الإرسال لهم بما فيهم مُرسل الرسالة.

 

To VS CC

خانة to التي تعني إلى من سوف تُرسل الرسالة – يمكن أن تتضمن أكثر من إيميل (موظف) واحد اثنان 100

ولكنها تعني بشكل خاص بأنه تم الإرسال لك لتقوم بردٍ بنفسك أو تتخذ إجراء يُنتظر منك بينما:

CC والتي تعني نُسخة من الإيميل لمن لهم علاقة بالموظف أو الموضوع ويجب أن يكون لديهم علم بهذا الإيميل

وغالباً من يأتيهم CC من الخطأ أن يقوم أحدهم بالرد على الرسالة.

لنفترض أن مديرك أرسل إليك إيميلاً طلب منك أن تقوم بأمر معين في المكتب وأرسل في خانة CC زملاءك معك بالقسم.

سوف تفهم أن هذا الأمر هو موجه لك – على عكس لو تم الإرسال لهم جميعاً في خانة To وحسب محتوى وفحوى الإيميل فهذا مطلوب من جميع من تم الإرسال إليهم.

 

لا تهمل الرد على أي رسالة أكثر من 24 ساعة

تأتينا إيميلات كثيرة قد لا يستوجب بعضها الرد لأسباب كثيرة, ولكن الصحيح أن تقوم بالرد على أي رسالة ولو بـ OK خلال أقل من 24 ساعة ليُفهم أنك متابع للموضوع أما لو تركت الإيميل بدون رد – حتى لو أنك تقوم فعلاً بفعل ما تم طلبه منك في الإيميل – فمن الاحترافية أن تقوم بالرد.

نحن لا نعني بـ 24 ساعة يجب أن تنجز العمل خلال 24 ساعة (تختلف بطبيعة الأمر المطلوب منك).

هذا يجر إلى أنك متابع للإيميل ومتواجد وحريص.

 

Remainders التذكيرات

هناك نوعان من التذكير, التذكير التلقائي الذي تقوم بإنشاءه في برنامج الإيميل (وأشهر أو 99% من الشركات تستخدم الـ Outlook ) والذي يساعدك من خلال وضع تذكيرات باحترافية لأعمالك التي تريد إنجازها وتحتاج تذكيراً وهذا يتم من خلال برنامج الأوتلوك من الخيارات الصفحة الرئيسية.

النوع الثاني, هو التذكير الشخصي من أحد الموظفين طلب أمر من موظف أو قسم آخر ولم يتم الرد فيقوم بالرجوع للرسالة وإعاده توجيهها مرةً أخرى وكتابة “Remainder” أو “sweet Remainder” لتذكير الشخص. ولا يغني عن وجود النوع الأول الآنف الذكر.

 

إعادة التوجيه Forward

البعض لا يعرف أهمية “إعادة توجيه الرسالة” والتي تختلف عن Replay” بأنك تختار إيميلات موظفين أو نفس الموظفين أو تضيف أو تحذف بعضهم من البداية.

النقطة الأهم: أن إعادة التوجيه تحفظ لك المرفقات التي أتتك بالرسالة دون الحاجة لإعادة رفعها أو نسخها بينما Replay عند الضغط عليه أو Replay All يخفي المرفقات ولا يظهرها وترد على الرسالة دون مرفقاتها.

 

 Folders المجلدات

افتراضياً أنت لديك صندوق أو مجلد واحد اسمه inbox تأتيك إيميلات من داخل وخارج الشركات ربما بالعشرات أو المئات

ولكن إنشاءك لمجلدات داخل Inbox تقسمها حسب القسم أو العملاء أو الموظفين محددين وتقوم بفلترة أي إيميل وتوجيهه إلى المجلد المناسب له.

هذا يساعدك في أن يسهل عليك كيف ترد على الإيميلات وأيهما تبدء أولاً.

 

درجة الأهمية

في برنامج الأوتلوك – يمكنك تصنيف الرسالة عندما ترسلها إلى Low importance أو High importance (منخفض الأهمية) أو (عالي الأهمية) والتي تنذر مُستقبل الرسالة بأن يضع في الاعتبار درجتها ويقوم بالرد عليها بأسرع وقت.

 

إرسال بدون عنوان للرسالة

من الأخطاء الشائعة عدم اختيار عنوان مناسب يشرح فيه فحوى الإيميل – ويتم الإرسال بدون عنوان أحياناً أو غالباً.

وتكمل أهمية العنوان خصوصاً إن احتوى على رمز معين (قد يكون الرقم الوظيفي لموظف أو موظفين معينين) بسهولة البحث عنها مستقبلاً وعن مرفقاتها إن وُجِدت وحفظ الوقت.

 

شاركنا بالتعليقات
لا تنسى أن هذا ليس كل شيء, نتمنى أن نكون وفقنا في هذه المقالة ونتمى أن تستفيدو منها. لديك شيء؟ لا تتردد بمشاركتنا في التعليقات بالأسفل بإضافات أخرى حسب خبرتك أو استفساراتك.

تم بحمدالله,

اخوكم: جاسم الهرشاني – مؤسس شبكة نور لتعبنبة

https://wp.me/p5MNkn-HH

شارك هذا الموضوع

Leave a Comment